The Emailing Experience

Una de las cosas que más me gustan de MAILCast, es la facilidad para enviar un mailing puntual a una hoja de Excel en la que tengamos nuestra bases de datos. Si eres de los que habitualmente usa esa función, seguramente ya sabrás que la lista negra del canal de envío te ayuda a limpiar tu base de datos filtrando los usuarios que se han dado de baja y los rebotados duros de envíos anteriores.

No obstante, lo más probable es que regularmente te interese cruzar la lista negra del canal con tu base de datos para asegurarte de que tienes tu Excel siempre a punto, así que vamos a ver un ejemplo sencillo de cómo cruzar dos columnas de datos en Excel. Antes de nada te recomiendo hacer una copia de la Excel original, por si acaso. ;-)

Nota: Aunque es muy recomendable que tengas tu base de datos actualizada, MAILCast jamás enviará nada a los emails en la lista negra aunque figuren en la base de datos a enviar.

1- Exportamos la lista negra del canal

Desde “Suscriptores>Gestión de Suscriptores”, hacemos clic en el último icono de la fila de nuestro canal (el símbolo de prohibido) para consultar la lista negra de nuestro canal:

Una vez que estamos dentro de la lista negra, podemos exportar la lista completa haciendo clic en el icono de Excel.

2- Preparamos las dos listas

Abrimos la Excel que tendrá nuestra base de datos de emails y pegamos la columna de emails de la lista negra a la izquierda (también puedes pegando ambas en una hoja nueva o en un archivo nuevo), de forma que queden en la columna A los emails de la lista negra y en la columna B los de nuestra base de datos:

3-Aplicamos la fórmula mágica

Ahora vamos a aplicar una fórmula de excel muy sencilla pero no menos útil. Lo que vamos a conseguir con ella es comparar los registros de ambas columnas y que en la tercera se copien los emails que sólo están en la segunda, evitando los duplicados.

Para conseguir esto, en la primera celda libre de la tercera columna (a la que hemos llamado “lista limpia”) utilizaremos la siguiente fórmula para Excel hasta la versión 2007:

=SI(ESERROR(BUSCARV(B2;A:A;1;0));B2;"")

Si estamos usando Excel 2010 deberemos usar esta otra:

=SI(ESERROR(CONSULTAV(B2;A:A;1;0));B2;"")

Actualización:Si no dispones de Excel y quieres hacerlo en Open Office, la fórmula sería:

=SI(ESERROR(BUSCARV(B2;$A$1:$A$50000;1;0));B2;"")

Una vez que pegamos la fórmula en la segunda celda de la tercera columna (la  primera libre) ampliaremos el rango que nos aparece en la tercera columna hasta el final de nuestra lista para que afecte a todos las filas.

4- Filtramos los resultados

Ahora tenemos todos los emails que nos interesan en la tercera columna, pero si te das cuenta tenemos filas en blanco de los emails que hemos limpiado. Para eliminarlas lo que podemos hacer antes de nada es un simple filtro donde agrupemos todos los registros que contengan “@”:

Seguidamente bastará con copiar los registros resultantes, pegándolos en una hoja nueva por medio de “botón derecho>opciones de pegado>pegar valores” (para que se peguen las direcciones, no las fórmulas):

5- La preparamos para MAILCast

Ahora, si queremos usar esta misma hoja para subir directamente a MAILCast, bastará con renombrar la columna para que se llame “email” y la hoja “emails”.

Esto último no es imprescindible, si no lo haces, MAILCast te preguntará en qué hoja del archivo excel está la columna “email”.

Espero que la longitud del post no te eche para atrás a la hora de intentarlo, porque es más fácil de lo que parece. De todas formas, sólo por haber llegado hasta aquí te mereces un aplauso, ¡plas!, ¡plas! :-) ¿No conocerás alguna otra forma de hacer la limpieza de la base de datos en excel?

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